A Importância do Bibliotecário no Escritório de Advocacia

Poucos profissionais sabem tão bem a importância da expressão “Tempo é dinheiro” como os da área de Direito. Estes estão sempre correndo contra o relógio para entregar os prazos na data, preocupados com os horários de audiências, do atendimento aos clientes, conclusão na elaboração de petições, pareceres, alegações, além de terem que dar um jeito de arranjar tempo para se atualizarem com alterações legislativas.

Com tantas tarefas a serem executadas durante o dia, eles necessitam compor uma equipe multidisciplinar para que cada segmento mantenha o escritório funcionando em perfeitas condições constantemente. No que diz respeito ao gerenciamento de documentos e informações os advogados solicitam o auxílio do bibliotecário.

Uma das funções requeridas para o bibliotecário é que efetue pesquisas bibliográficas, pois este é o profissional apto ao recolhimento de dados, selecionados em fontes apropriadas, resgatando informações autênticas, atualizadas, adequadas e completas, tendo como principal função a objetividade e a confiabilidade do conteúdo, para que o receptor possa utilizá-la sem receio.

Possui habilidade de sintetizar a informação repassando somente a necessária, sem conteúdos extensos, que não agregam valor ao documento que será composto pelo profissional jurídico. Faz isso com persistência e determinação, no intuito de encontrar o resultado adequado ao assunto relacionado à pesquisa.

Consegue fazê-las com destreza, pois o bibliotecário é o profissional que facilita o acesso à informação jurídica de forma ágil e eficiente por ter domínio sobre as técnicas de seleção, classificação, catalogação, organização, conservação e armazenamento.

No escritório de advocacia, o bibliotecário exerce suas atividades na biblioteca, gerenciando o acervo, que pode ser de livros, revistas, jornais, teses, dissertações e outros materiais. Organiza-os para que quando haja a necessidade de consulta estejam preparadas para uma fácil localização.

Na biblioteca, lida tanto com informações de Direito quanto com a diversidade de assuntos, apontando obras que sejam de outras áreas de conhecimento como, por exemplo, administração, contabilidade, economia, psicologia, filosofia, sociologia, marketing, enfim obras que auxiliem no desenvolvimento intelectual dos usuários.

Faz a orientação do usuário no aprendizado de funcionalidades dos sistemas da biblioteca, sobre a utilização de determinados materiais, para que ele tenha autonomia na busca das informações que deseja. Isso não o impede de, quando necessário, requisitar a ajuda do bibliotecário.

No caso de arquivo, o bibliotecário trata dos documentos contenciosos, consultivos e contratos, separando cada peça para armazená-las em pastas distintas. Faz a digitalização, indexação, anexação de documentos em software de gerenciamento ou envia-o diretamente ao responsável do processo. Utiliza a Tabela de Temporalidade para determinar a periodicidade de guarda e descarte dos documentos, analisando a prioridade de uso. Exerce a administração dos papéis relacionados ao departamento administrativo, contábil e de recursos humanos também.

Tudo isso é tratado com muita responsabilidade, pois o bibliotecário sabe a importância da guarda de documentos que podem servir como provas em audiências, para composição de dossiês e analise de processos.

O bibliotecário está atento e sabe avaliar e gerenciar várias fontes de informação, seja qual for o tipo de mídia onde está armazenada, desde fontes tradicionais como bibliografias especializadas, dicionários, enciclopédias, índices, livros, revistas, documentos, artigos direcionados, fotos e filmes; até as mais modernas como acervos digitais, virtuais e bases de dados.

Esse profissional também possui habilidade para inovar, utilizando a tecnologia para criação ou melhoramento de ferramentas que auxiliem em suas atividades cotidianas, como os catálogos eletrônicos, mecanismos online para referência ou vocabulários jurídicos estruturados em sistemas apropriados. É responsável pela preservação e zelo dos suportes para garantir maior durabilidade destas ferramentas.

Dentre as diversas competências do profissional de biblioteca, a que mais se destaca é a sua proficiência no uso de fontes de informação e na gestão do conhecimento, utilizando sua criatividade, experiência e aprendizado, direcionando-as às suas devidas finalidades.

Dentro do departamento jurídico, o papel do bibliotecário é ter capacidade de economizar o tempo do advogado, indicando fontes de informação apropriadas, não cometer erros repassando informações certificadas e realizar pesquisas mais amplas que agreguem valor às decisões.

É o profissional necessário e de extrema importância para a reposição do acervo, pois sabem avaliar tanto o custo/benefício quanto as necessidades informacionais dos usuários ao adquirir materiais para o acervo.

Colabora na composição de materiais de divulgação, publicando os seus boletins de aquisições, sugestões de leitura, dando visibilidade ao acervo existente, promovendo palestras e outras atividades da Instituição e da biblioteca.

Um ponto importante é que o bibliotecário está compactuado com a ética, ciente de não compartilhar ou divulgar os conteúdos que estão relacionados ao escritório ou aos seus colaboradores e clientes, mantendo as informações restritas somente aos interessados.

Por efetuar tantas atividades no ambiente do escritório jurídico, chega-se à conclusão que tornou-se indispensável a presença do bibliotecário ao lado do profissional de Direito. Aplica suas competências, habilidades e atitudes para ajudar os advogados e sua equipe a ter êxito quanto ao crescimento pessoal e intelectual e na missão de proporcionar serviços advocatícios com excelência.

Bibliografia
PASSOS, Edilenice; BARROS, Lucivaldo Vasconcelos. Fontes de informação para pesquisa em direito. Brasília, Df: Briquet de Lemos, 2009. 170 p.

Por: Sheila dos Santos Costa, Bibliotecária gerente do Centro de Documentação (CEDOC) e acervo bibliográfico no escritório Campos Bottos Advogados Associados. Formação: Bacharel em Biblioteconomia pela Faculdades Integradas Coração de Jesus – FAINC, Santo André – SP (2015). Curso de Extensão: Normalização Documentária (2015).

Para saber mais sobre a nossa Biblioteca, clique aqui ou envie um e-mail para biblioteca@camposbottos.com.br